Ako napísať hodnotenie výkonu

Nie každý má rád vyhliadky na spätnú väzbu o svojom pracovnom výkone. Dokonca aj pre tých najhviezdnejších zamestnancov môže byť nevedomosť o tom, čo o nich povie ich šéf v každoročnom prehľade výkonnosti, vyvolávajúca úzkosť. Preto je mimoriadne dôležité napísať pre svojich zamestnancov úctivé, čestné a spravodlivé hodnotenie výkonu. Bez ohľadu na to, čo píšete, prednášajte to so súcitom.

Písanie hodnotenia výkonu môže byť stresujúce aj pre šéfa. Ako môžete niekomu taktne povedať o oblastiach v popise jeho práce, kde sa minul cieľ? Ako môžete niekomu jasne opísať presné spôsoby, ako môže zlepšiť svoj výkon?

Tu je niekoľko tipov, osvedčených postupov a vecí, ktorým sa treba vyhnúť pri vytváraní prehľadu výkonnosti, ktorý pomôže vašim zamestnancom napredovať a zlepšovať sa s istotou.

Výhody kontroly výkonnosti

Hodnotenia výkonnosti zamestnancov by sa mali vnímať ako pozitívna skúsenosť, pretože zohrávajú dôležitú úlohu v zdraví spoločnosti. Je to príležitosť pre manažérov a zamestnancov diskutovať o metódach, ktoré môže spoločnosť prijať, aby v budúcnosti efektívnejšie uspela. Môžete sa pozrieť na silné a slabé stránky zamestnanca, manažéra a spoločnosti ako celku.

Úspešná kontrola výkonnosti bude:

• Užitočné pre zamestnávateľa: Kontrola výkonu by mala byť rozhovorom. Zamestnanec by mal dostať príležitosť otvorene vyjadriť, ako by podľa nich tím a spoločnosť mohli fungovať efektívnejšie. Dostanete nový pohľad na to, čo nefunguje z pohľadu zamestnanca.
• Užitočné pre zamestnanca: Dobre napísaná recenzia dáva zamestnancovi potvrdenie o dobrej práci, ktorú robia, a konštruktívnu spätnú väzbu o tom, ako sa môžu zlepšiť. To im pomôže profesionálne rásť a dá im jasné ciele, na ktorých sa majú dopracovať. To im pomôže zlepšiť sa v záujme ich vlastnej kariéry a ako prínos pre spoločnosť.
• Užitočné pre spoločnosť: Prostredníctvom týchto hodnotení majú manažment a zamestnanci možnosť vidieť, ako môžu všetci spolupracovať na zlepšení ako celku. Manažment má možnosť vidieť, ako sa ľuďom darí, a to na individuálnej úrovni aj na úrovni spoločnosti. Potom môžu vypracovať herný plán na riešenie problémových oblastí a zúročiť úspechy.

Recenzie sú poďakovaním za dobre vykonanú prácu a plánom na zlepšenie pre spoločnosť ako celok.

Proces kontroly výkonnosti

V dostatočne veľkej spoločnosti pripadne úloha administrovať hodnotenie výkonu na oddelenie ľudských zdrojov (HR). Vedúci oddelenia ľudských zdrojov odovzdá formulár hodnotenia vopred osobe poskytujúcej hodnotenie a osobe, ktorá je hodnotená. Osoba, ktorá sa podrobuje kontrole, vykoná sebahodnotenie, v ktorom uvedie, čo v danom roku úspešne robila, a označí oblasti, v ktorých si myslí, že by sa mohla zlepšiť pomocou vedenia a školenia.

V závislosti od veľkosti a štruktúry podnikania to bude v každom odvetví vyzerať inak. Pre malú spoločnosť s niekoľkými zamestnancami je manažér alebo dokonca majiteľ dobrým človekom na správu recenzií. Ten, kto robí hodnotenie, by mal byť v pozícii vyššieho manažmentu a mal by byť v pravidelnom kontakte so zamestnancami, ktorých preveruje. Niekedy sa členovia tímu navzájom hodnotia v rámci spoločného procesu partnerského hodnotenia. Tento prístup funguje dobre, keď rovesníci medzi sebou spolupracujú užšie ako niekto na manažérskej pozícii.

Čomu sa vyhnúť pri písaní recenzie výkonu

Pri písaní recenzií existujú osvedčené postupy a existujú problematické techniky, ktoré vedú k neproduktívnej kontrole. Tu je niekoľko vecí, ktorým sa treba vyhnúť pri práci na procese kontroly.

• nie poukázať na negatíva bez poskytnutia konštruktívnej spätnej väzby. Ak poviete zamestnancovi, že niečo robí zle alebo nesprávne, musíte mu povedať najefektívnejší alebo správny spôsob, ako to urobiť. Ak im nedáte hmatateľné spôsoby na zlepšenie a nástroje, ktoré potrebujú na úspech , neočakávajte, že výkon zamestnanca bude iný, keď nabudúce dostane recenziu. Ak nemáte čas načrtnúť konkrétny proces, uistite sa, že ste si dohodli následné stretnutie s osobou, ktorá ich môže naučiť.
• nie ovládať konverzáciu. Počas rozhovoru by mala existovať angažovanosť zamestnancov. Aj keď by ste mali viesť konverzáciu pri diskusii o výkone zamestnanca, buďte vnímaví k tomu, čo hovoria o štruktúre spoločnosti a vašom štýle riadenia. Nikto nepozná proces a štruktúru spoločnosti ako niekto, kto sa v nej pohybuje každý deň, a je dobre vybavený na to, aby poskytol spätnú väzbu o tom, čo funguje a čo nefunguje. A ak nie ste ochotní počúvať ich kritiku, koľko akcií vložia do kritiky, ktorú im ponúkate?
• nie hromadiť sa. Ani ten najhorší zamestnanec nemôže mať úspešnú kontrolu, ak je to len polhodina, kedy im hovoríte o všetkom, čo robia zle. Prerušované počas kontroly, uistite sa, že ste si všimli veci, ktoré robia správne. Ak majú pocit, že všetko, čo na nich vidíte, sú negatíva, prečo by mali cítiť motiváciu zlepšovať sa v budúcnosti? Pokúste sa zoskupiť veci, na ktorých môžu pracovať, do konkrétnych kategórií, aby ste sa nezaoberali náročnými špecifikami. Poskytnite im široký prehľad oblastí, ktoré si vyžadujú pozornosť, a ponúknite riešenia, ako sa môžu zlepšiť, namiesto toho, aby ste načrtli každú jednu vec, ktorú robia zle.

Teraz, keď máte predstavu o tom, čomu sa vyhnúť, tu je niekoľko osvedčených postupov, ktoré začleníte do svojej recenzie.

• Zakončte recenziu s pozitívami. Aj keď máte pocit, že zamestnanec neurobil takmer nič hodnotné, ak chcete, aby počúval a zachoval si vašu spätnú väzbu, musíte začať a skončiť chválou, aby ste udržali ich morálnu úroveň . Ak začnete konverzáciu s negatívami, zamestnanec sa môže vypnúť a nepočúvať ani slovo z recenzie. Ak má pocit, že počúvajú iba negatíva za negatívami, nebudú schopní zvládnuť a stráviť všetku spätnú väzbu. Dajte im aspoň niečo pozitívne na začatie rozhovoru a niečo pekné na ukončenie stretnutia. Ak odídu s pocitom zbytočnosti, nebudú mať motiváciu ani schopnosť zlepšovať sa.
• Poskytnite konkrétne spôsoby, ako konať na základe konštruktívnej spätnej väzby. Pri diskusii o oblastiach, v ktorých sa zamestnanec potrebuje zlepšiť, nezabudnite vysvetliť, ako presne sa môžu zlepšiť. Ak napíšete, že zamestnanec je zlý v písaní správ, povedzte im presne, ako napísať dobrú. V niečom nemusia byť veľmi dobrí, pretože im nikdy neukázali správny spôsob, ako to urobiť. Negatívna spätná väzba pre negatívnu spätnú väzbu neposkytuje zamestnancovi žiadny spôsob, ako v budúcnosti rásť.
• Uveďte číselné alebo abecedné hodnotenie výkonu. Táto metóda nemusí fungovať v každom odvetví. Mozog niektorých ľudí nespracuje blok textu rovnako ako čísla. Ak máte definovaný systém hodnotenia, zamestnanec môže mať jasnejšiu predstavu o tom, kde stojí. Ak má váš priemysel kvantitatívne štandardy, tieto systémy klasifikácie sa dajú ľahko vytvoriť. Ak pracujete v predaji, možno priemer 100 predajov za mesiac je A. Ak pracujete v zákazníckom servise, môžete barometre úspechu založiť na tom, ako rýchlo dokáže pokladník skenovať položky. V odvetviach, kde máte prístup ku kvantitatívnym údajom, môže nastavenie systému hodnotenia pomôcť zamestnancom získať lepšiu predstavu o tom, ako dobre je ich výkon podľa štandardov spoločnosti.
• Buďte úprimní, ale rozumní. Zamestnanec sa nezlepší, keď jeho hodnotenie pozostáva iba zo žiarivých komplimentov. Poskytnúť im úprimnú spätnú väzbu je samo o sebe kompliment; ukazuje to, že veríte v ich schopnosť rásť a zlepšovať sa ako profesionál. Ak je váš zamestnanec na opačnom konci spektra, nemôže sa zlepšiť, ak kontrola trvá len pol hodiny, keď ho budete nadávať. Zamerajte sa na pozitívne a negatívne stránky pre všetkých svojich zamestnancov, aby sa všetci mohli zlepšovať a zostať vnímaví voči kritike.

Kontrola výkonnosti by nemala byť jedným rozhovorom; je to začiatok rastu pre vašich zamestnancov, manažment a štruktúru spoločnosti. Je dôležité nájsť si čas na stanovenie cieľov a poskytnúť konštruktívnu spätnú väzbu, aby mal zamestnanec po čom siahnuť a konkrétne spôsoby, ako zlepšiť svoj výkon.

V ideálnom prípade by nič uvedené v hodnotení výkonu nemalo byť pre zamestnanca prekvapením. Správne komunikačné kanály medzi manažmentom a zamestnancami by mali byť otvorené celoročne, nielen raz za rok. Oficiálna recenzia je jednoducho spôsob, ako zrekapitulovať rok spôsobom, ktorý všetkým zúčastneným stranám poskytne jasný plán na napredovanie spoločne ako tím.