Nikto nie je dokonalý. Keď žonglujete s množstvom klientov alebo dlhým zoznamom úloh, niektoré e-maily môžu zostať neotvorené vo vašom telefóne trápne veľa času. Aj keď sa môžete hanbiť, byť nervózny alebo rozrušený, keď si uvedomíte svoju chybu, je dôležité situáciu napraviť komunikáciou so zainteresovanou osobou prostredníctvom ospravedlňujúcej sa neskorej e-mailovej odpovede.
Ak písomná komunikácia nie je vašou silnou stránkou a máte problém vytvoriť tento e-mail, neprepadajte panike! Prišli sme so štyrmi šablónami neskorých e-mailových odpovedí pre rôzne situácie, aby ste mali základ pre to, ako odpovedať úprimným ospravedlnením a naplánovať si spoločný postup.
Základy
Bez ohľadu na to, aký je váš dôvod na napísanie neskorej e-mailovej odpovede, existuje niekoľko spôsobov, ako vytvoriť túto správu a čo nie.
- Pamätajte na všetky správne prvky profesionálnej komunikácie. Účelom tohto e-mailu je ospravedlniť sa a ukázať, že ste stále profesionál, s ktorým sa oplatí spolupracovať. Majte priamy, konkrétny predmet, začnite profesionálnym pozdravom, vždy urobte korektúru, vyhnite sa ležérnemu slangu, zachovajte profesionálny tón a končite záverečným podpisom. Keď máte oneskorenú odpoveď, môžete pôsobiť neorganizovane a neprofesionálne. Bojujte proti tejto myšlienke dobre zostavenou, premyslenou poznámkou, ktorá sa drží všetky profesionálne štandardy elektronickej komunikácie .
- Prijmite vinu tam, kde je vina splatná. Bez ohľadu na to, aký bol dôvod neskorého e-mailu – či už išlo o osobnú núdzovú situáciu, alebo ste naň úplne zabudli – úprimne sa ospravedlňte za meškanie. Prijatím tejto viny ukážete, že preberáte zodpovednosť za svoju prácu a neprenášate vinu len na niekoho iného.
- Buďte otvorení a úprimní. Ak sa cítite dobre, môžete sa podeliť o dôvod meškania. Nezachádzajte do príliš osobných detailov; namiesto toho, aby ste povedali, že vašej matke diagnostikovali rakovinu, jednoducho povedzte, že ste dostali nejaké zlé správy o členovi rodiny a že ste sa zaoberali tým, ako mu pomôcť prekonať toto ťažké obdobie. Každý vie pochopiť, že v živote sa veci dejú. Malý pohľad do vášho života bez toho, aby to bolo príliš odhaľujúce, im môže poskytnúť predstavu o tom, čím prechádzate, a viac pochopia, odkiaľ prichádzate.
- Nebuďte prehnane emotívni. Aj keď je dôležité byť ku klientovi úprimný, pretože to môže podporiť dôveru, medzi čestnosťou a TMI je rozdiel. Bez ohľadu na to, čím prechádzate, profesionálna komunikácia nie je miestom, kde by ste sa mali zbaviť vašich problémov. Udržujte svoju odpoveď uhladenú a odstráňte nepotrebné detaily. Môžete povedať, že ste zažili stratu, ale nič konkrétnejšie nepíšte.
- Upresnite svoje ďalšie kroky o tom, čo plánujete urobiť vpred. A čo je najdôležitejšie, opravte tento výpadok v komunikácii svojim podrobným plánom, ako posunúť projekt vpred teraz, keď ste zachytení. Dajte im vedieť, aké sú vaše kroky, čo od nich potrebujete a ako môžete obaja spolupracovať na tom, aby sa akýkoľvek projekt, na ktorom pracujete, vrátil na rýchlosť.
Otvorená a úprimná komunikácia dokáže vyriešiť takmer každý problém. Dobre formulovaný e-mail vám môže pomôcť vrátiť sa na cestu k náprave tohto profesionálneho vzťahu.
Šablóny oneskorených e-mailových odpovedí
1. Keď ste práve zabudli odpovedať
Všetci sme za to vinní; otvoríte e-mail, odpoviete v hlave, urobte si v duchu poznámku, aby ste mohli odpovedať neskôr a potom...nikdy neodpovedáš. Kým si spomeniete, necháte ich visieť týždeň alebo dlhšie.
ako napísať mysteriózny thriller
Ako teda zostaviť odpoveď, aby ste nevyzerali úplne neprofesionálne a neorganizovane?
Príjemca –
Je mi veľmi ľúto, že váš e-mail vraciam až teraz. Váš e-mail som si prečítal krátko po tom, čo ste ho odoslali, a v ten večer som chcel odpovedať. Keď sa všetko dialo, stratilo sa to v náhodnom poradí a dúfam, že mi odpustíte takú neskorú odpoveď.
Keď sa ospravedlníte, môžete naďalej odpovedať na ich e-mail.
2. Keď ste zmeškali uzávierku projektu
Niekedy môže pomalá odpoveď na e-mail spôsobiť zmeškanie termínu. V tomto prípade sa musíte nielen ospravedlniť, ale musíte spolupracovať s klientom, aby ste prišli so zmenenou časovou osou, ktorá bude vyhovovať obom vašim potrebám. Ponúkanie riešení a návrhov na vašej strane ukáže, že ste pripravení problém vyriešiť a prispôsobiť sa.
Príjemca –
S ľútosťou vám oznamujem, že túto časť projektu ešte nemám dokončenú a zmeškal som termín. Vyskytla sa osobná udalosť, ktorá ovplyvnila moju dostupnosť [alebo] Kvôli nepredvídaným komplikáciám táto konkrétna časť úlohy trvala dlhšie, ako som predtým určil v našej časovej osi. Ospravedlňujeme sa za akékoľvek komplikácie, ktoré to môže spôsobiť na vašej strane. Verím, že s vynaložením vynaloženého úsilia sa mi túto časť projektu podarí dokončiť do tohto dátumu. Aby sme sa dostali späť na správnu cestu a dodržali náš ďalší termín, navrhujem, aby sme prizvali túto osobu, ktorá nám pomôže dokončiť projekt.
Použite túto chybu, aby ste pochopili svoje zručnosti v oblasti riadenia času a predpovedali v budúcnosti, ak zmeškáte termín. Niekedy sa život stane a veci sa vyskytnú, ale ak môžete niekomu povedať pred zmeškaným termínom, že možno budete potrebovať predĺženie, môže rýchlejšie zamiešať veci, aby ste mohli spoločne pracovať na riešení.
čo robí dobrú televíznu reklamu
3. Keď sa vraciate z voľna
Vždy, keď sa chystáte byť niekoľko dní mimo kancelárie, je dobrým zvykom nastaviť automatickú odpoveď, ktorá podrobne uvedie, kedy sa vrátite, ako vás možno kontaktovať v prípade núdze a koho môžu kontaktovať v medzitým pre rýchlu odpoveď. Ak ste však boli nečakane vonku alebo ste jednoducho zabudli, tu je dobrý spôsob, ako odpovedať na naliehavé správy, ktoré sa nachádzajú vo vašej doručenej pošte.
Príjemca –
Veľmi pekne vám ďakujem za váš e-mail! Ospravedlňujem sa za oneskorenú odpoveď. Od [tohto dátumu] do dnešného rána som bol mimo kancelárie a vybavoval som osobné záležitosti, ale teraz som vám k dispozícii a rád odpoviem na vašu otázku.
Môžete uviesť konkrétnejší dôvod svojej neprítomnosti, ak ste s klientom blízko, ale môžete zostať tak vágny, ako je potrebné, aby ste sa cítili pohodlne.
Po tomto otvorení môžete poskytnúť akékoľvek požadované informácie, ktoré váš klient potrebuje.
4. Keď už nemôžete spĺňať podmienky projektu
Stávajú sa núdzové situácie. Členovia rodiny extrémne ochorejú, umrie vám milovaná osoba, vy máte nehodu a ste pripútaní do nemocnice. Niekedy vám život prekáža v práci a vy jednoducho nemôžete dokončiť projekt, ktorý ste sľúbili dokončiť.
Keď neskoro odpoviete na e-mail a musíte im povedať, že sa už nemôžete ujať projektu, kľúčové je zvládnuť tému elegantne a ponúkať riešenia tam, kde môžete.
Tu je príklad e-mailu, ktorý môžete upraviť, aby vysvetlil svoju situáciu.
Príjemca –
čo znamená hsv farbaNedávno som vo svojom osobnom živote zažil zničujúcu udalosť, ktorá výrazne ovplyvnila moju schopnosť pracovať. Kvôli tejto udalosti už nebudem môcť adekvátne dokončiť váš projekt. V dohľadnej budúcnosti som sa rozhodol vziať si voľno, aby som pomohol svojej rodine a nebudem môcť dokončiťprojektu.
Na svojom mieste vrelo odporúčam tejto osobe, aby prevzala prácu. Vyplnil som ich do podrobností o vašom projekte a skopíroval som ich do tohto e-mailu, aby ste sa mohli začať rozprávať o ďalších krokoch potrebných v projekte. Táto osoba má bohaté skúsenosti v tejto oblasti a myslím si, že si prácu s ňou naozaj užijete.
Kopírovať nová osoba, ktorej odporúčate prevziať prácu v e-maile, aby s ním váš klient mohol okamžite začať pracovať. Každému to pomôže začať čo najskôr pokračovať v projekte tam, kde ste skončili.
Množstvo práce, ktorú budete musieť vykonať pri prechode projektu, bude vo veľkej miere závisieť od typu práce, ktorú ste vykonávali. Ak ste boli kameramanom na voľnej nohe a už nemôžete pokrývať udalosť, môžete jednoducho informovať nového nezávislého pracovníka o podrobnostiach udalosti a očakávaniach klienta, aby odtiaľ mohol natáčať. Ak projekt presúvate na inú osobu vo vašej spoločnosti, dúfajme, že táto osoba zatiaľ pozná vašu pracovnú náplň a klienta, ktorého preberá.
Udržujte svoju neskorú e-mailovú odpoveď úprimnú
Aj keď vám odpoveď trvala niekoľko dní, najdôležitejšou vecou, ktorú môžete pre záchranu vzťahu urobiť, je byť v komunikácii otvorený a úprimný. Ľudia si cenia úprimnosť a skutočné ospravedlnenie za meškanie vysiela silný odkaz, že ste pripravení napraviť svoje chyby.
Skúste si v budúcnosti zapamätať, že krátka odpoveď je lepšia ako ticho. Ak nemáte čas na odoslanie úplnej odpovede, pošlite rýchly e-mail, že ste dostali ich správu, a tešte sa, že sa s nimi čoskoro podrobne porozprávate. Potom si v telefóne nastavte pripomienku, ktorá vás vyzve, aby ste odpovedali, keď budete mať viac času. Vedomie, že sa na ne nezabudlo, no práve riešite niečo iné, vysiela správu, že vám na nich záleží. Neodkladajte odpoveď; chvíľa odoslania rýchlej správy môže znamenať veľký rozdiel.
